Em novembro de 2017, os cidadãos de Austin, Texas, aprovaram um ambicioso programa de financiamento de US$ 1 bilhão, que incluía a construção e modernização de 20 instalações do Distrito Escolar Independente de Austin. O plano era ambicioso não apenas pelo valor em dólares ou pelo volume de obras. O programa foi planejado para ser concluído em um prazo apertado de cinco anos, o que exigiria diversos métodos alternativos de execução da obra, incluindo o modelo de projeto e construção integrados (design-build), o modelo de projeto e licitação (design-bid-build) e o modelo de gerenciamento de construção com risco compartilhado (construction manager at-risk).

A maioria dos projetos (18) foi liderada pela AECOM, que coordenou quase todos os elementos da execução de cada projeto, desde o projeto até a pré-construção, construção e conclusão. No total, o empreendimento envolveria 1,75 milhão de pés quadrados brutos de nova construção, 230.000 pés quadrados brutos de reforma e 590.000 pés quadrados brutos de demolição.

Além disso, todas as instalações teriam seu próprio design exclusivo. “Se você for de uma escola primária construída com recursos do programa de financiamento para outra, verá que elas não são nada parecidas”, disse Chelsea Burkett, gerente de design e qualidade da AECOM, que trabalhou no programa.

Um objetivo adicional era que todos os edifícios fossem o mais sustentáveis ​​ambientalmente possível — cada um deles tinha, por contrato, a exigência de possuir, no mínimo, a certificação LEED Prata e a classificação de duas estrelas do AEGB (Austin Energy Green Building).

Um programa desta magnitude, com inúmeros participantes envolvidos e as altíssimas expectativas de arrecadação de fundos públicos, além do cronograma apertado, impôs uma pressão imensa à AECOM. A empresa teria que encontrar uma maneira de coordenar e gerenciar a comunicação, o controle de custos e o controle de qualidade, entre outros elementos críticos da gestão de projetos, da forma mais eficiente possível para atender à ambição do programa.

Comunicação simplificada

Fundamental para o sucesso do programa de financiamento seria, inicialmente, o seu processo de revisão de projeto. “Queríamos garantir que o nosso processo de revisão de projeto facilitasse a colaboração entre as diversas partes interessadas”, disse Burkett. “Queríamos criar padrões claros e consistentes para todas as equipes de projeto, cada uma composta por diferentes colaboradores, revisores técnicos e equipes de gerenciamento de projetos.”

“Queríamos garantir consistência e manter as equipes de design responsáveis ​​— que os compromissos assumidos em relação aos comentários deixados no processo de revisão técnica fossem de fato implementados nas entregas de design futuras”, continuou Burkett. “E queríamos registrar os comentários ao longo de todo o ciclo de vida de um projeto.”

“O Bluebeam foi uma ferramenta realmente incrível. É um ótimo espaço para todos os envolvidos fazerem seus comentários e darem suas opiniões.”

Bianca Medina-Leal,
Diretora Adjunta de Programas
da AECOM

Inicialmente, a equipe tentou usar uma planilha do Microsoft Excel para atender a esses rigorosos requisitos de revisão de projeto. “Isso era muito trabalhoso, ineficiente e muito difícil de usar”, disse Burkett.

Burkett nunca tinha ouvido falar da Bluebeam quando um colega mencionou que a empresa de tecnologia para construção realizaria sua conferência anual de usuários em Austin, em 2018 — justamente quando a AECOM estava começando o processo de revisão de projetos.

“Fomos à conferência da Bluebeam com várias perguntas, tínhamos assistido a vídeos antes e percebemos que essa era a solução ideal para o que queríamos”, disse Burkett. “E a partir daí começamos a construir o processo de revisão de projetos, e seu eventual sucesso, na plataforma Bluebeam.”

Burkett afirmou que uma das principais vantagens de usar o Bluebeam era a capacidade do software de personalizar os comentários durante a revisão do projeto. “Às vezes, o documento final tinha milhares de comentários”, disse ela. “Criamos conjuntos de ferramentas personalizados com ferramentas de marcação, cada uma com assuntos personalizados.”

“Outro nível de personalização que fizemos para atingir nossos objetivos foi a customização dos status dentro das tabelas de marcação”, acrescentou Burkett. “Queríamos realmente entender: comentários são feitos, respostas são dadas, e agora? Os comentários serão incorporados? Serão necessárias reuniões para resolver este problema?”

Essa personalização facilitou a busca e a resposta aos mais de 100.000 comentários publicados durante o processo de revisão do projeto por parte dos mais de 400 colaboradores do projeto. Utilizando mais de 145 Studio Sessions, a funcionalidade de marcação e colaboração em tempo real do Bluebeam, ao longo de todo o projeto, a equipe da AECOM conseguiu gerenciar com eficiência a comunicação crítica, reduzindo o risco de erros e minimizando possíveis retrabalhos.

Além disso, a capacidade da Studio Sessions de agilizar e organizar a colaboração na revisão do projeto desempenhou um papel significativo para ajudar o programa de financiamento como um todo a cumprir seu ambicioso cronograma.

“Ter a possibilidade de abrir uma sessão do Bluebeam Studio em uma reunião com o proprietário, pesquisar com base nesses status e poder acessar rapidamente cada um deles, fornecer respostas e, em seguida, encerrar formalmente esses comentários, foi realmente incrível”, disse Burkett.

Fluxos de trabalho simplificados

A segunda grande utilização do Bluebeam no projeto foi na forma de revisões de custos e contratos, novamente usando o Studio Sessions. No total, o projeto exigiria mais de 100 revisões de estimativas de custos e 45 revisões de aditivos contratuais, totalizando um custo de US$ 586 milhões.

Inicialmente, a equipe não tinha a intenção de usar o Bluebeam para gestão de custos. “Recebemos um ótimo feedback e percebemos imediatamente uma eficiência tão grande que logo começamos a analisar como poderíamos aplicar o Bluebeam a esse processo”, disse Bianca Medina-Leal, diretora adjunta de programas da AECOM. “Como podemos aproveitar o Bluebeam para gestão de orçamento e custos?”

Medina-Leal afirmou que a equipe da AECOM utilizou um fluxo de trabalho semelhante ao do Studio Sessions para a revisão de projetos, também para a análise de orçamentos. “Como vocês podem imaginar, com mais de 18 projetos em andamento no ritmo acelerado em que estavam, para cada entrega de projeto, o empreiteiro geral precisava de um orçamento em resposta a cada entrega”, disse Medina-Leal. “Sempre que uma entrega de desenvolvimento de projeto era recebida, recebíamos o orçamento do empreiteiro e uma sessão do Bluebeam Studio Session era criada para analisá-lo.”

Os dois principais métodos de execução de projetos, Gerenciamento de Construção com Risco e Projeto e Construção, utilizam alterações no preço máximo garantido (GMP, na sigla em inglês) como mecanismo para finalizar os custos e o cronograma da construção antes do início das obras, explicou Medina-Leal. A equipe utilizou as Sessões de Estúdio para obter a concordância de todos os envolvidos na gestão de custos com o GMP após uma série de revisões e iterações de estimativas.

“Como equipe de projeto e como proprietário, você chega ao ponto de, essencialmente, discutir o orçamento, e isso pode ser muito importante”, disse Medina-Leal. “Você está fazendo uma alteração no contrato; ela inclui esclarecimentos e premissas. Uma sessão no Bluebeam Studio seria criada, incluindo a estimativa de custo GMP, bem como toda a documentação de apoio necessária, como os esclarecimentos, as premissas e o cronograma.”

“O Bluebeam foi uma ferramenta realmente incrível”, acrescentou Medina-Leal. “É um ótimo espaço para todos os envolvidos expressarem suas opiniões e darem seus palpites.”

A funcionalidade de sessões em tempo real e contínuas do Studio Sessions, que permite aos colaboradores participar de um fluxo constante de comunicação sobre um determinado documento, também ajudou a AECOM a realizar análises de valor durante o projeto, quando certos aspectos corriam o risco de ultrapassar o orçamento.

“Todas as conversas ficam registradas no arquivo”, disse Medina-Leal. “É um ótimo espaço para arquivar ou consultar quando você estiver revisando a próxima versão das estimativas. Você sempre pode voltar e recuperar informações ou atualizar novos membros da equipe.”

A essa altura, o Studio Sessions já era uma ferramenta tão eficaz que a equipe da AECOM queria expandir o uso do Bluebeam no projeto. Foi aí que entrou o Studio Projects, o recurso de armazenamento e compartilhamento de arquivos do Bluebeam, que passou a ser usado para solicitações de pagamento, ordens de alteração contratuais e ordens de alteração internas.

“Cada projeto teria seu próprio Projeto [Studio] no Bluebeam”, disse Medina-Leal, “e dentro desse Projeto [Studio] do Bluebeam, você pode criar uma estrutura de pastas. Cada Projeto [Studio] foi configurado da mesma maneira, com a mesma estrutura de pastas, e era um local onde você podia acompanhar o ciclo de vida de uma possível ordem de alteração até que ela se tornasse uma ordem de alteração interna ou uma ordem de alteração contratual aprovada e executada.”

Garantir consistência e controle de qualidade.

Por fim, durante a construção de cada uma das 18 instalações, a equipe da AECOM recorreu novamente ao Bluebeam, desta vez para garantir consistência e controle de qualidade da construção. O Bluebeam mostrou-se especialmente útil na revisão do cronograma dos empreiteiros.

Cada empreiteira tinha direito a um cronograma mensal conforme o projeto avançava. Uma única Sessão de Estúdio incluía todos os cronogramas, o que permitia que diferentes partes interessadas revisassem e fizessem comentários para a empreiteira analisar. “Agora temos um registro para cada entrega de que as seguintes observações deveriam ser atualizadas”, disse Medina-Leal.

Em conjunto, a capacidade da Bluebeam de agilizar a comunicação e a colaboração do projeto durante as fases críticas da construção permitiu que a equipe da AECOM concluísse com sucesso muitas das instalações.

“O Bluebeam foi o componente essencial que nos permitiu fazer isso em uma escala tão grande, abrangendo tantos projetos diferentes que estavam todos em andamento simultaneamente”, disse Burkett. “Ele nos permitiu validar o escopo, o orçamento e o cronograma no início e, em seguida, realizar a validação cíclica que ocorreria ao longo de todo o ciclo do projeto.”

O uso bem-sucedido do Bluebeam pela AECOM para concluir o programa de financiamento de 2017 incentivou o distrito escolar a solicitar outro programa de financiamento em 2022 — desta vez no valor de US$ 2,4 bilhões — para modernizar mais escolas em um prazo semelhante. O programa foi aprovado com mais de 70% dos votos, e a AECOM foi contratada novamente para liderá-lo, utilizando o Bluebeam.

“Existem muitos componentes e ferramentas novos no Bluebeam que nossa equipe vem estudando e pensando em como aproveitar”, disse Medina-Leal, “pensando em como podemos tornar essa experiência ainda melhor, mais colaborativa e mais eficiente.”