“Lembro-me de uma noite em que alguns dos nossos funcionários estavam se preparando para carimbar e selar centenas de desenhos”, conta Matt Forman, da CannonDesign + NEUF architect(e)s. “Eles apareceram de calça de moletom, com lanches na mão, prontos para uma longa noite de trabalho. Não imaginavam que levariam menos de uma hora para fazer tudo no Revu.” Como Líder de Entrega de Projetos Arquitetônicos do novo Centre Hospitalier de l’Université de Montréal (CHUM), um hospital de 3,5 milhões de pés quadrados (cerca de 325 mil metros quadrados) em Montreal, Canadá, Forman sabe muito bem que essa economia de tempo é crucial para a entrega do projeto no prazo. E com mais de 5.900 páginas de desenhos arquitetônicos para gerenciar e prazos se aproximando, não há tempo a perder.

O hospital ocupará dois quarteirões inteiros e será o maior hospital de Montreal, além de ser um dos maiores centros médicos acadêmicos da América do Norte.

A CannonDesign e a NEUF architect(e)s são as arquitetas do Collectif Santé Montréal, o consórcio que ganhou a licitação para este projeto de PPP (Parceria Público-Privada). Um dos principais objetivos da proposta do consórcio era a entrega de quase 85% do programa funcional do hospital na primeira fase. Devido à magnitude e complexidade do projeto, a criação e a adoção de processos simplificados foram cruciais para o seu sucesso. Para isso, foi implementado o Bluebeam Revu, uma solução para criação e edição de PDFs que permite às equipes marcar e comentar documentos do projeto com facilidade, além de armazená-los como uma única fonte de informações confiáveis ​​e acompanhar todas as atividades de edição com a solução integrada de colaboração em nuvem do Revu, o Bluebeam Studio.

Desde o início, a CannonDesign e a NEUF architect(e)s decidiram usar modelos de ambientes como forma de reduzir o número de plantas baixas necessárias para este hospital de 14.000 quartos. Mesmo com o uso extensivo de modelos, no entanto, milhares de documentos ainda precisam ser gerenciados.

Digitalizando as análises de design

O processo de revisão do projeto do CHUM inclui três ou mais rodadas de reuniões com usuários de cada departamento — algo que pode parecer razoável à primeira vista, até que se perceba que existem mais de 140 departamentos no hospital! E como cada reunião dura aproximadamente de três a quatro horas, isso totaliza mais de 1.200 horas de reuniões apenas para a revisão do projeto dos quartos. E isso sem contar as revisões com as outras equipes de consultores.

“A revisão do projeto poderia ter sido um verdadeiro pesadelo”, compartilha Forman. “Decidimos digitalizar esse processo, revisando os desenhos com os usuários no Revu, o que nos poupou tempo e o trabalho de anotá-los à mão em papel vegetal, traduzi-los e digitá-los antes de enviá-los para o restante da equipe de arquitetura.” Eles também usam a ferramenta Calibrate do Revu para confirmar medidas, avaliando se o equipamento solicitado pelos usuários realmente caberá e eliminando a troca constante de mensagens que normalmente ocorre. A equipe revisa os desenhos e adiciona anotações tanto em reuniões presenciais com o Revu projetado em uma tela, quanto em reuniões virtuais em tempo real dentro da solução de colaboração integrada do Revu, o Bluebeam Studio. Essas Sessões de Estúdio colaborativas mantêm todos alinhados, literal e figurativamente.

“Estimamos que isso nos economizou cerca de 2 a 3 semanas por revisão.”

Matt Forman
Cannon Design + NEUF architect(e)s.

Quando chega a hora da revisão do projeto com o engenheiro de instalações prediais e outros membros da equipe de consultores, os arquitetos publicam todos os pacotes em uma Sessão do Studio e convidam os demais membros da equipe para participar. Forman criou um conjunto de ferramentas personalizado — uma coleção de ícones de arrastar e soltar usados ​​para marcar documentos — para compartilhar com os revisores, atribuindo uma cor a cada empresa. Agora, quando os membros da equipe adicionam marcações ou comentários a um documento no Studio, ele pode ver imediatamente quem fez as alterações, quando as fizeram e quem respondeu.

Reduzir o tempo de garantia e controle de qualidade

O processo anterior de garantia e controle de qualidade da CannonDesign consistia em marcar desenhos em papel com caneta vermelha. Nessa escala, o processo era desafiador devido ao número de revisores envolvidos em cada conjunto de desenhos. O método antigo levava mais tempo, com os comentários chegando ao longo de várias semanas. Distribuir os comentários para o restante da equipe exigia digitalizar cada marcação de desenho individualmente e publicá-la em um servidor. Ao centralizar as marcações em um único conjunto no Revu e salvá-las em uma Sessão do Studio, a equipe agora tem tudo em um só lugar. Além disso, os comentários podem ser facilmente atribuídos e acompanhados na Lista de Marcações do Revu, um registro contínuo, semelhante a uma planilha, das edições do documento.

“Isso reduziu consideravelmente o tempo gasto em nosso processo de garantia e controle de qualidade.”

Matt Forman
Cannon Design + NEUF architect(e)s.

O Studio também se mostrou especialmente valioso devido à agenda de viagens de Forman. Mesmo quando está fora do escritório, ele precisa revisar os desenhos para que a equipe no escritório possa continuar trabalhando. Usando seu iPad, Forman consegue acessar a sessão pelo aplicativo Revu para iPad. Mesmo no aeroporto, ele consegue revisar e adicionar comentários rapidamente, que sua equipe no escritório pode acompanhar em tempo real.

Coordenação de espaços complexos com PDFs 3D

Para coordenar os layouts complexos dos equipamentos de laboratório, a CannonDesign utiliza elevações internas em 3D. Trabalhando no Revit, eles usam o Codebook, uma ferramenta de gerenciamento de dados de equipamentos, para adicionar e rastrear todos os dados dos equipamentos. Em seguida, salvam o arquivo como um PDF 3D no Revu e o compartilham com os médicos do hospital, que revisam e aprovam os layouts. O uso de PDFs 3D não só facilita o compartilhamento de dados BIM robustos em um formato leve com parceiros posteriores, como também permite que os médicos compreendam os layouts com mais facilidade do que com uma planta baixa 2D típica. E como a equipe dedicou tempo para configurar corretamente suas famílias do Revit nos desenhos originais, todos os dados dos equipamentos são transferidos para os PDFs 3D.

Chega de noites em claro

Então chegou aquela noite em que era hora de carimbar e selar os desenhos. Após a conclusão das revisões de controle de qualidade e a aprovação dos desenhos pelos arquitetos registrados, era necessário aplicar um selo e uma assinatura seguros em cada folha. Em vez de virar a noite aplicando os selos, a equipe usou a ferramenta de Aplicação de Carimbo em Lote do Revu, que aplica um carimbo selecionado na mesma posição a vários PDFs ou a várias páginas de um PDF simultaneamente. “Depois de gastar cerca de 30 minutos configurando o alinhamento do carimbo, levamos menos de uma hora para executar o processo em lote”, explica Forman. “Basicamente, uma tarefa que poderia ter levado a noite toda acabou levando menos de uma hora. E agora o processo era repetível. Entre as ferramentas de marcação ágeis do Revu e o Studio como plataforma comum para a colaboração de vários consultores, o Bluebeam Revu realmente facilitou e otimizou o fluxo de trabalho da nossa grande equipe neste projeto.”