Adapte-se ou morra

“Eu descreveria a personalidade da nossa empresa como ‘muito dinâmica’”, sugeriu Rae Peters, presidente e principal proprietária da Solid Earth Civil Constructors, uma PME de propriedade de mulheres e minorias sediada em Pueblo, Colorado. “Mudar com a tecnologia e ser aberto e receptivo — acho que isso é a vida. Mudar é muito difícil, mas precisamos abraçá-la para sermos competitivos.” A filosofia de Rae em relação à mudança é um dos principais motivos pelos quais a Solid Earth conquistou empregos e sólida reputação com grandes nomes do setor, como Kiewit e Bechtel, culminando com o prêmio de Contratante do Ano de 2018 da Equipment World.

Elogios à parte, adaptar-se às mudanças no setor e manter a agilidade tem sido fundamental para o sucesso da empresa. “Quando você é ‘old school’, faz as coisas à moda antiga, e essas maneiras não funcionam mais”, comentou Don Peters, cofundador e orçamentista sênior da Solid Earth.

Don logo descobriria a verdade naquela declaração dez vezes maior. Durante uma apresentação de proposta com a gigante residencial Trammell Crow, a Solid Earth se deparou com um ultimato direto por mudança que ameaçava a sobrevivência de seus negócios. “Eles disseram: ‘Você precisa ter um programa de orçamentos e o Bluebeam é o que usamos'”, explicou Rae. “Don me ligou após essa reunião e disse: ‘Acabei de aprender. Precisamos fazer alguma coisa.'” Três dias depois, a empresa adquiriu o Bluebeam Revu, a solução de eficiência e colaboração em projetos na qual mais de 2 milhões de profissionais de AEC confiam em todo o mundo, que oferece ferramentas aprimoradas de automação de fluxo de trabalho e decolagem baseadas em PDF que abrangem todo o ciclo de vida do projeto.

Sem equipe de TI, sem problemas?

Agora que a Solid Earth havia adquirido a Revu, o próximo desafio era implementá-la para atender às necessidades de estimativas da empresa. “Eu faço estimativas há mais de 30 anos, então, quando olho para a tecnologia, é extremamente assustador”, revelou Don. “Quer dizer, por onde você começa?” Sem uma equipe de TI dedicada e sem experiência em tecnologia, Don fez uma mudança de pessoal para ajudar a resolver o dilema de alavancar a Revu. “Eu sempre acreditei em usar seus recursos. Se você não consegue descobrir; bem, você só é tão bom quanto seus recursos.” Don chamou Drake Carter, um operador de campo e supervisor da empresa que tinha feito algumas aulas de informática no ensino médio. Havia apenas um pequeno problema: “Drake nunca tinha feito uma decolagem”, lembrou Don.

Os frutos da estimativa digital

Como nunca tinha visto o Revu nem feito uma decolagem, Drake tinha muito trabalho pela frente. “Don me trouxe para aprender o software Bluebeam e, em um ou dois dias, eu já estava razoavelmente proficiente nele”, explicou Drake. Encorajado, Don decidiu testar a proficiência de Drake e o fez usar o Revu para refazer digitalmente a decolagem de Trammell Crow que ele havia feito anteriormente no papel. Dessa forma, Don pôde comparar os resultados da decolagem em papel com a nova decolagem digital usando o Revu. “Acabei terminando a decolagem que levou duas semanas para Don em cerca de um dia”, disse Drake. Os resultados deixaram Don perplexo. “Eu disse: ‘Não tem como você ter feito toda aquela decolagem’, e ele me mostrou a impressão completa e todas as suas tabulações.” Uma surpresa ainda melhor foi encontrada nas tabulações.

“Em um item, eu tinha 15.000 pés lineares, mas Don tinha apenas 13.600 pés lineares, o que teria sido um prejuízo de US$ 50.000 a US$ 60.000 para a empresa”, disse Drake. Espantado, Don revisou a estimativa digital de Drake, comparando-a com a sua estimativa em papel. “Encontramos um erro de mais de US$ 50.000 que cometi devido à maneira como fiz a decolagem em uma balança digitalizadora. O primeiro trabalho que fizemos com a Bluebeam [Revu] se pagou sozinho.”

Controlando as margens de lucro e levando o Revu para o campo

Tendo percebido o valor de usar o Revu para decolagens digitais e envio de propostas, a Solid Earth começou a usá-lo para resolver outro problema: comunicar-se com os parceiros do projeto e manter a equipe principal em campo. A mão de obra é um desafio cada vez mais difícil para muitas empresas e, para uma PME, manter os funcionários em campo é fundamental para a lucratividade. Rae explicou: “A maior parte das licitações acontece no inverno e no início da primavera, então nosso escritório fica louco fazendo estimativas nessa época e, quando os trabalhos estão prestes a começar, temos que tirar pessoas do escritório. Você pode expandir seus negócios contratando mais pessoas e fazendo com que mais pessoas façam propostas, mas a questão é: teremos a equipe necessária em campo se vencermos o projeto?”

“Você consegue ver se é um trabalho bom ou ruim. A relação custo-benefício, assim como a relação custo-eficiência do trabalho, é simplesmente altíssima.”
Drake Carter
Gerente de Projeto/Orçamentista
Solid Earth Civil Builders

Usar o Revu para criar pacotes de propostas mais rápidos e precisos permite que a Solid Earth também mantenha Don e Drake em campo, concentrados na execução do trabalho. “Podemos elaborar um pacote de propostas em quatro a cinco horas, o que não teríamos conseguido com uma régua e um digitalizador. Quando analisamos isso em termos de proficiência e quantidade de trabalho, vejo meus arquivos de propostas de 2018 e licitei mais trabalho até abril no Revu do que em todo o ano de 2017 cumulativamente”, explicou Don. “Posso ter Drake no escritório para estimar um trabalho de US$ 3 milhões hoje no Revu, e eu mesmo faço as contas. Amanhã, ele pode ser um escavador.”

Tornando-se móvel com o Studio

Com os pacotes de propostas maximizados, Drake começou a explorar o Bluebeam Studio, a ferramenta de gerenciamento e colaboração de documentos integrada ao Revu, para manter o campo em contato com uma única fonte de informações sobre o projeto. O superintendente veterano da Solid Earth, Richard Lewis, e o superintendente Matt Peters, filho de Don e Rae, podem receber atualizações do projeto diretamente do Revu. “Utilizamos tablets para nos comunicar com nossos superintendentes em campo usando o Bluebeam Studio do escritório”, disse Don. “Posso fazer upload de documentos ativamente. Posso fazer alterações em caixas de texto. Adicionar à nuvem certos detalhes aos quais eles precisam prestar atenção, adicionar dimensões, seja lá o que for, para que eles possam ver as alterações em tempo real e implementá-las em campo sem que eu precise estar lá.”

Carter também expressou a opinião de eficiência dentro do Revu e do Studio. “Em campo, Matt não usa plantas em papel. Ele usa seu iPad® ^e o Revu porque consegue rolar a tela, ver as plantas com mais detalhes e avaliar o projeto com mais rapidez no iPad. O mesmo vale para mim. Sempre que tenho dúvidas sobre algum detalhe, tudo o que faço é acessar as plantas em tempo real no Bluebeam Studio e ir direto para o detalhe que quero ver.”

O impacto comercial do Bluebeam Revu

Aproveitar o potencial do Revu e do Studio permitiu que a Solid Earth prosperasse em seu mercado. Desde a economia de US$ 50.000 a US$ 60.000 em seu primeiro pacote de licitação digital até a comunicação com clientes e equipes de campo do projeto com o Bluebeam Studio, a equipe da Solid Earth pode continuar sua missão de ser a melhor empreiteira civil na região de Four Corners. “Bom o suficiente não é ‘bom o suficiente'”, explicou Rae. “Tem que ser o certo”. Essa mentalidade permeia os projetos da Solid Earth e mantém a empresa competitiva. Don também dá crédito à Bluebeam por ajudar a empresa a mirar o futuro corretamente. “Foi isso que nos ajudou, e as empresas podem usar outros softwares de estimativa; não sei, e não me importo. Sei que, para nos levar onde precisamos estar, o Revu é o programa que estamos usando e é lá que ele estará para sempre.”